Proses bisnis adalah serangkaian
atau sekumpulan aktifitas yang dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi, seperti pelanggan
dan pasar (Hollander, Denna, dan Cherrington, 2000). Proses bisnis memiliki
beberapa karakteristik antara lain (Sparx System, 2004)
1.
Memiliki tujuan
2.
Memiliki input tertentu
3.
Memiliki output tertentu
4.
Menggunakan sumber daya
5.
Memiliki sejumlah aktifitas yang dilakukan dalam suatu urutan
6.
Dapat mempengaruhi lebih dari satu unit organisasional.
7.
Menciptakan suatu nilai untuk konsumen. Pelanggan dapat berupa internal
atau eksternal.
Lebih
lanjut lagi, definisi di atas menegaskan akan pentingnya aspek bagaimana cara sebuah produk dikerjakan dalam
organisasi, bertolakbelakang dengan fokus yang menekankan pada aspek apa produk
yang dikeluarkan. Proses bisnis dijelaskan secara terinci dalam bentuk
aktifitas tertentu yang disebut peristiwa (event). Seluruh peristiwa terdiri
dari aktifitas-aktifitas yang lebih rinci lagi, yang dapat berupa bagian dari
proses operasi, proses informasi, dan proses manajemen. Proses operasi merupakan rangkaian peristiwa operasional
dalam rangka menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Peristiwa semacam
pemasaran barang, penerimaan order, pengiriman barang, dan pembayaran adalah
contoh berbagai peristiwa yang termasuk dalam proses bisnis operasi penjualan
Proses informasi mencakup tiga aktifitas utama: pencatatan data atas transaksi
operasi, pemeliharaan data referensi yang
penting atas kumpulan operasional tersebut, dan pelaporan informasi yang
berguna pada manajemen – dan sistem informasi akuntansi merupakan representasi
proses informasi. Proses manajemen menggunakan input dari proses operasi dan proses Informasi
untuk pengambilan keputusan dan kebijakan sebagai outputnya.
Bagan 2 menjelaskan hubungan antara
ketiga proses tersebut.
Pada
masa sekarang ini perusahaan di dunia terus-menerus berkembang dari hari ke
hari dan berusaha untuk meningkatkan
kinerjanya dengan kecanggihan teknologi. Ketatnya persaingan baik secara lokal
maupun global membuat perusahaan terfokus bagaimana meningkatkan proses bisnis mereka dan
bagaimana perusahaan dapat berkompetisi dengan para pesaingnya. Tidak hanya
fisik produk yang dapat menarik pelanggan, tetapi juga harus memperoleh kepuasan
pelanggan dan hubungan yang baik antara
perusahaan dengan para pelanggan. Perusahaan dapat menerapkan Supply Chain Management (SCM), yang dapat
digunakan dalam mengelola bahan baku
dari pembelian sampai penjualan produk jadi serta komunikasi yang efisien
dengan para konsumen.
Perkembangan
teknologi di era globalisasi ini semakin meningkat, perusahaan di seluruh dunia
percaya teknologi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kemampuan
bisnisnya. Teknologi merupakan salah satu ujung tombak yang digunakan dan
diharapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan
kinerja mereka khususnya pada
aspek-aspek tertentu. Salah satu dari aspek perusahaan yang sangat vital adalah
masalah logistik. Logistik menyangkut bahan mentah, tenaga kerja, modal dan
informasi. Dengan sumber daya yang dimiliki maka perusahaan dapat menjalankan
proses produksi dan bisnisnya. Jika tidak ada sumber daya maka perusahaan tidak
dapat melaksanakan kegiatan perusahaan dan
pada akhirnya akan mengarah kepada kepuasan pelanggan, kenaikkan
penjualan dan pemasaran yang digunakan untuk memperoleh keunggulan
kompetitif.
Menurut Lambert
et. al dalam
Croxton (2001), proses-proses bisnis dalam SCM terdiri atas delapan bagian yang meliputi:
manajemen hubungan pelanggan,
manajemen pelayanan pelanggan, manajemen permintaan,
pemenuhan pesanan, manajemen aliran
manufaktur, manajemen hubungan pemasok,
pengembangan dan komersialisasi produk,
dan manajemen pengembalian (return
management), seperti ditunjukkan
pada Gambar 1.
Peranan informasi
dalam SCM dipengaruhi oleh teknologi informasi yang
digunakan. Teknologi informasi ini mempunyai
peranan penting dalam dalam mendukung kinerja SCM. Peranan
Teknologi Informasi pada
masing-masing proses bisnis
dalam SCM tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Peranan dalam
Manajemen Hubungan Pelanggan
Dalam SCM, proses
manajemen hubungan pelanggan (customer
relationship management/ CRM)
bertujuan untuk menyediakan struktur dalam mengembangkan dan memelihara hubungan dengan pelanggan. Berbagai
teknologi informasi digunakan
dalam implementasi CRM.
Sebagai contoh, aplikasi Sales
Force Automation (SFA)
dapat digunakan untuk mengotomatiskan hubungan
antara para penjual dan
pembeli melalui penyediaan
informasi produk dan harga
(Copra & Meindl, 2001). Sistem
tersebut juga memungkinkan
informasi pelanggan dan produk
secara rinci dan real time.
2.
Peranan dalam
Manajemen Pelayanan Pelanggan
Untuk dapat menjalankan
manajemen pelayanan
pelanggan (customer service
management/CSM) secara baik,
teknologi informasi yang digunakan
harus handal. Teknologi
informasi ini harus dapat
menghimpun secara real
time mengenai berbagai informasi
yang diperlukan pelanggan, seperti
ketersediaan produk, waktu
pengiriman, dan status pesanan. Manajemen pelayanan pelanggan merupakan titik kunci
hubungan untuk mengadministrasikan kesepakatan produk
atau jasa. Pelayanan pelanggan menyediakan sumber
tunggal untuk berbagai informasi yang
dibutuhkan pelanggan. Dengan teknologi informasi,
perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada
pelanggan dengan tingkat kepastian yang tinggi.
3.
Peranan
dalam Manajemen Permintaan
Manajemen permintaan (demand management) mencakup
proses-proses yang bertujuan untuk
menjaga keseimbangan antara kebutuhan pelanggan
dengan kemampuan pasokan perusahaan. Sistem
manajemen permintaan yang
baik menggunakan data point-of-sale
dari pelanggan utama untuk
mengurangi ketidakpastian (uncertainty) dan
menyediakan aliran yang
efisien sepanjang rantai pasok.
Dalam manajemen permintaan
tersebut, penentuan kebijakan persediaan yang optimal memerlukan informasi yang
mencakup pola permintaan biaya penanganan persediaan, biaya akibat kekurangan
persediaan, dan biaya pemesanan. Dalam manajemen
permintaan pada level perusahaan, teknologi
informasi digunakan untuk melakukan sinkronisasi
perencanaan permintaan
(Croxton et al., 2002). Sinkronisasi dilakukan antara hasil peramalan, kemampuan
manufaktur, kemampuan pasokan, dan kemampuan distribusi. Dalam SCM,
manajemen permintaan menjadi permasalahan penting karena mencakup pengelolaan permintaan pada
suatu rangkaian perusahaan
dalam rantai pasok itu.
Teknologi informasi dibutuhkan untuk menjamin
keakuratan data dan
mengurangi delay time aliran
informasi. Kedua hal
tersebut merupakan
faktor-faktor penting untuk mengurangi
fenomena bullwhip effect dalam rantai pasok.
4.
Peranan
dalam Pemenuhan Pesanan
Pemenuhan pesanan yang
efektif membutuhkan
integrasi dari proses
manufaktur,
logistik dan rencana
pemasaran. Kunci SCM
yang efektif adalah memenuhi
kebutuhan pelanggan sesuai dengan
waktu. Sebagai bagian
dalam sistem ERP(Enterprise Resources
Planning), modul Order Fulfillment digunakan
untuk memantau siklus pemenuhan pesanan
dan merupakan catatan kemajuan perusahaan dalam memuaskan permintaan. ERP merupakan suatu
sistem teknologi
informasi operasional yang
digunakan untuk mengumpulkan informasi
dari semua fungsi
dalam perusahaan. Sistem ERP
ini memantau material,pesanan, jadwal,
persediaan barang jadi,
dan informasi lainnya yang ada di perusahaan (Chopra &Meindl, 2001).
Penerapan ERP tersebut
membutuhkan ketersediaan
teknologi informasi. Penggunaan
teknologi informasi ini
akan dapat meningkatkan kepastian dalam pemenuhan
pesanan.
5.
Peranan dalam
Manajemen Aliran Manufaktur
Proses-proses manufaktur harus
bersifat fleksibel dalam menanggapi
perubahan pasar.Perubahan dalam
proses aliran manufaktur diperlukan untuk memperpendek waktu siklus. Hal ini berarti akan meningkatkan
responsivitas terhadap pelanggan. Dalam ERP
terdapat modul manufacturing yang mencatat
aliran produk sepanjang
proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa
yang dilakukan untuk suatu
bagian pada suatu
waktu. Aliran produk tersebut
harus dipantau melalui
penggunaan teknologi informasi.
Pemantauan ini dilakukan untuk
memberikan kepastian dalam kelancaran aliran manufaktur.
6.
Peranan dalam
Manajemen Hubungan Pemasok
Manajemen hubungan pemasok
merupakan proses yang menentukan
bagaimana suatu perusahaan berinteraksi
dengan para pemasoknya. Fungsi pembelian
dikembangkan melalui mekanisme
komunikasi yang cepat seperti electronic data interchange (EDI) dan jaringan
internet. Interaksi dengan pemasok
dapat mempengaruhi
kelancaran proses produksi
yang dilakukan perusahaan manufaktur.
Bagi pengecer, interaksi dengan pemasok
sangat diperlukan untuk menjamin ketersediaan produk yang akan
dijual. Untuk menjamin
interaksi ini, diperlukan
informasi yang memadai
mengenai pemasok.Informasi ini
mencakup mengenai product line, leadtime
produk, serta sales
terms and conditions.Selanjutnya, pemantauan
kinerja pemasok perlu dilakukan, seperti
yang dikembangkan pada modul Supplier Management
dalam ERP. Dalam
hal ini,teknologi informasi
diperlukan untuk dapat menjamin kelancaran hubungan dengan
pemasok.
7.
Peranan dalam
Pengembangan dan Komersialisasi
Produk
SCM mencakup integrasi
pelanggan dan pemasok ke dalam
proses pengembangan produk untuk memperpendek time to market. Dengan memandang
SCM sebagai integrasi proses bisnis
dari pemasok awal
hingga pengguna akhir, setiap
mata rantai harus
terintegrasikan pula dalam proses
pengembangan dan komersialisasi produk. Dalam situasi
persaingan bisnis yang
ketat dan tingkat perubahan
teknologi yang cepat, penggunaan teknologi
informasi tidak dapat ditawar lagi.
Teknologi informasi ini
digunakan oleh rantai pasok
untuk mengumpulkan informasi
dari mata rantai terkait
dan mengalirkannya ke
mata rantai terkait lainnya.
Dengan demikian time
to market produk yang
dikembangkan dapat diperpendek.
8.
Peranan dalam
Manajemen Pengembalian (Return
Management)
Manajemen pengembalian
merupakan proses di dalam
SCM dengan kegiatan-kegiatan seperti pengembalian (return), reverse
logistic, gatekeeping,dan avoidance (Rogers et. al, 2002). Lambert (1998)
menyatakan bahwa dalam implementasi SCM,harus
dilakukan mekanisme koordinasi yang
baik di antara
fungsi-fungsi yang
bervariasi tersebut agar proses-proses di dalam SCM bisa dijalankan
secara efektif dan efisien. Informasi
sangat penting dalam
proses pengambilan keputusan pada
rantai pasok. Dengan ruang
lingkup rantai pasok yang luas dan
mencakup suatu rangkaian perusahaan,
kebutuhan informasi menjadi
semakin penting.
Dari
paparan diatas, dewasa ini teknologi informasi memegang peranan penting pada
tiap-tiap sendi proses bisnis dalam Supply Chain Management. Cukup jelas
keberadaan teknologi informasi ini dalam Supply Chain Management dapat membantu
perusahaan/organisasi berjalan lebih efektif dan efisien karena saling menghubungkan
setiap elemen bisnis sehingga menjadi sebuah rantai pasok. Selain itu,
teknologi informasi diperlukan untuk memperbaiki kinerja rantai pasok terutama
dengan mengurangi ketidakpastian. Namun, ada beberapa kendala dalam penerapan
teknologi informasi untuk Supply Chain Management, yaitu masalah penyiapan
infrastruktur dan standarisasi informasi
Ada
baiknya sebelum teknologi informasi diterapkan dalam SCM, terlebih dahulu
dipersiapkan segala infrastruktur yang bersangkutan termasuk tenaga ahli yang
kedepan akan menangani setiap masing-masing bidang, kemudian perlunya
kesepakatan dalam ketentuan standarisasi informasi
Sumber
:
Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2005 (SNATI 2005) Yogyakarta, 18 Juni
2005
EmoticonEmoticon